請書って必要?注文書・注文請書の違いとは

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会社に勤めたことがある方なら一度は耳にしたことがある「注文書」と「注文請書(ちゅうもんうけしょ)」。

なんとなく上司に言われるがまま作ったりしてる方も多いと思います。

実際はどういった役割を果たしているのでしょうか。

また、注文書は発行しても注文請書は発行しないという企業も多いですが、なぜ請書を発行しない企業があるのでしょうか。

 

注文書(発注書)と注文請書の役割

注文書と注文請書の役割を理解している人は意外と少ないです。

ここでそれぞれの書類の役割を整理してみましょう。

注文書(発注書)の役割

注文書は注文者(発注者)が発行する書類で、「注文・依頼を行いますよ」という意思表示をする役割があります。

注文書では見積り時に取引先と確認した、「注文の内容」や「金額」、「希望納期」の確定版の提示という役割があり、電話による注文など、聞き違いや認識のズレが発生する可能性があるため、注文書を発行することで取引の証拠とします。

取引上で何か不具合が発生したときにはこの書類が重要な証拠となるわけです。

 

注文請書(発注請書)の役割

注文請書とは注文される側が「注文を引き受けますよ」という意思を示す書類のことです。

こちらは受注者が「注文を確かに引き受けました」という証になり、注文書と同じく取引の重要な証拠となります。

 

ポイント

すごく簡単に説明すると、注文書は注文するときに使う書類で、請書は注文を受けたときに使う書類です。

 

・発注者は受注者へ「注文書」

・受注者は発注者へ「請書」

という書類の流れです。

 

ですが、受注者が必ず請書を送る必要はありません。

請書は、「確かにこの条件で注文を受けました」という明確な証拠になるため、発注者が受注者に「そんな注文は受けていない」と言われてしまうリスクを低減できます。

しかし法的には、受注者が注文書を受け取った時点で契約が成立するため、わざわざ請書を送る企業は少ないようです。

とはいえ、よりリスクを減らす上では有効といえるので、自分が発注者側ならなるべく請書を発行してもらいましょう。

 

ポイント2
  • 請負契約に該当するものには「注文書」「注文請書」が必要
  • ただし、法的には「注文書」のみで契約が成立する。
  • トラブル・リスク回避の上ではなるべく「請書」を発行したほうが良い

注文書・注文請書については以上です。

 

まとめ

注文書だけでも契約は成立しますが、請書があるとよりリスクやトラブルを回避することができます。

取引額が大きくなればなるほどこれらの書類は契約内容の重要度は上がってきます。

特に発注者側は、なるべく請書を発行してもらうようにするのがいいでしょう。

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